KEARSIPAN

Nah, sekarang saya akan memposting tentang kearsipan karena berhubungan dengan sekolah saya..

yaq... langsung ajj

Menurut Etimologi

Pengertian arsip secara etimologi berasal dari bahasa Yunani (Greek) yaitu archium yang artinya peti untuk menyiapkan sesuatu. Semula pengertian arsip itu memang menunjukkan tempat atau gedung tepat atau gedung tempat menyimpan arsipnya. Tetapi perkembangan terakhir orang lain cenderung menyebut arsip sebagai warkat itu sendiri. Schollenberg menggunakan istilah archives sebagai kumpulan warkat dan archives instituion sebagai gedung arsip atau lembaga kearsipan

Menurut The Liang Gie

Dalam bukunya “Administrasi Perkantoran”, arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, berencana dan mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.

Menurut Kami

Arsip adalah kumpulan warkat yang dikirim/ diterima suatu instansi atau perusahaan maupun perorangan yang disimpan secara teratur menggunakan sistem tertentu sehingga dapat mempermudah pada saat pencarian untuk digunakan kembali secara cepat dan tepat.

Tujuan Kearsipan

1. Supaya arsip terpelihara dengan baik, teratur dan aman.
2. Jika diperlukan dapat ditemukan dengan cepa dan tepat.
3. Menghilangkan pemborosan waktu dan tenaga.
4. Penghematan tempat penyimpanan.
5. Menjaga rahasia arsip.
6. Menjaga kelestarian arsip.
7. Menyelamatkan pertanggung jawaban perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kegiatan-kegiatan kemasyarakatan.

Asas Kearsipan

Asas kearsipan ada 3 macam, yaitu:

1. 1.    Asas Sentralisasi

Asas Sentralisasi adalah penyelenggaraan/penanganan arsip dilakukan dengan cara di pusatkan ke satu unit yang khusus menangani tentang arsip.

Keuntungan asas Sentralisasi:

1. Pengawasan akan lebih efektif dan efisien.
2. Penghematan dalam biaya, alat maupun sarana lainnya.

Kelemahan asas Sentralisasi:

1. Jika dalam waktu bersamaan tiap unit membutuhkan arsip akan kesulitan terpenuhi dalam waktu cepat.
2. Prosedur di pusat belum tentu sama dengan yang ada di masing-masing unit.

1. 2.    Asas Desentralisasi

Asas Desentralisasi adalah cara penanganan arsip dengan disebarkan/dideledasikan/ditimpahkan ke masing-masing unit yang ada dalam organisasi.

Keuntungan asas Desentralisasi:

1. Tiap unit yang ada dalam  organisasi bebas menerapkan sistem kearsipan yang diinginkan.
2. Pengawasan arsip tiap-tiap unit lebih mudah.

Kelamahan asas Desentralisasi:

1. Pimpinan unit sedikit kehilangan waktu karena untuk menangani arsip.
2. Tidak dapat menghemat tenaga, alat maupun sarana lain untuk menyimpan arsip.

1. 3.   Asan Gabungan

Asas Gabungan adalah penyelenggaraan kearsipan dengan memadukan kebaikan asas sentralisasi dengan kebaikan asas desentralisasi.

Fungsi Arsip

Menurut Drs. Anhar, fungsi arsip dari segi kegiatan yang dilakukan adalah:

1. Sebagai alat penyimpanan warkat.
2. Sebagai alat bantuan perpustakaan.
3. Penyimpanan warkat-warkat keputusan yang telah diambil, kadang-kadang merupakan bantuan yang berguna bagi pejabat dalam menentukan kebijaksanaan perusahaan.
4. Kearsipan berarti menhimpan secara teratur tetap warkat-warkat penting mengenai kemajuan perusahaa.

Menurut Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 Pasal 2, fungsi arsip dibedakan menjadi:

1. Fungsi dinamis, yaitu arsip yang digunakan secara langsng dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelanggaraan keidupan kebangsaan pada umumnya, atau dipergunakan secara langsung dalam penyelanggaraan administrasi negara.
2. Fungsi statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung dalam perencanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, majpun penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.

 Sistem – Sistem Kearsipan

1. Sistem Abjad ( Alphabetic Filling System) merupakan sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan berdasarkan abjad / huruf-huruf pertama nama orang atau badan.

Kelebihan : mudah diterapkan, fleksibel dan mudah diingat

Kekurangan :

a. Jika surat tdk mencantumkan namaperusahaan, misal faktur penjualan yang hanya mencantumkan nama barang

b. Jika ada nama baru yang diterima oleh kearsipan maka daftar klasifikasi harus disesuaikan terlebih dulu

2. Sistem Masalah ( Subject Filling System ) merupakan sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan pokok masalah/perihal surat.

Kelebihan :

a. pokok masalah/ perihal mudah diingat

b. dapat diiterapkan untuk semua jenis organisasi

c. fleksibel

d. bila peminjam lupaa menyebutkan pokok masalah, dapat menyebutkan tujuan/asal surat

Kekerangan : dibutuhkan SDM yang berpengetahuan tinggi dalam menentukan pokok permasalahan.

3. Sistem Tanggal ( Chronological Filling System) merupakan sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan hari ke, bulan, dan tahun. Tanggal yang dijadikan kode surat adalah tanggal pembuatan / penerimaan surat.

Kelebihan :

a. Cocok untuk unit pengolah yang kegiatannya berkaitan dengan tanggal jatuh tempo

b. Sederhana dan Mudah diterapkan karena tanpa klarifikasi

Kekurangan :

a. Terjadi kesulitan dalam penemuan kembali bila peminjam menyebutkan perihal arsip

b. Orang sering lupa dg tanggal surat terutama tanggal penyimpanan

c. Tidak semua unit pengolah alam organisasi cocok menggunakan sistem ini

d. Pembuatan kode tidak dapat murni 100%, tapi harus ditambahkan dg kode abjad

4. Sistem Nomor ( Numeric Filling System) merupakan sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berupa angka-angka atau nomor-nomor yang telah ditetapkan

Kelebihan :

a. Tidak membutuhkan daftar klasifikasi

b. Sangat fleksibel dan cocok untuk unit pengolah yang melayani masyarakat banyak

c. Tidak ada arsip yang memiliki kode yang sama

Kekurangan : tidak ekonomis dan sulit mencari arsip bila tidak ingat kodenya

5. Sistem Wilayah ( Geograpical Filling System) merupakan sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip nama / wilayah asal surat.

Kelebihan :

a. Cocok untuk organisasi yang punya kantor cabang di beberapa tempat, seperti biro perjalanan, usaha pengiriman paket, perusahaan ekspor impor, dll

b. Sederhana dan mudah dilaksanakan

Kekurangan

a. Bila terjadi penambahan wilayah baru harus mengubah daftar klasifikasi dan perlengkapan kearsipan

b. Tidak cocok diterapkan untuk seluruh unit organisasi

c. Harus didukung oleh petugas yang berpengetahuan tinggi berhubungan dg geografi

E. Jenis-Jenis Arsip

1. Dari segi fisik, arsip dibagi menjadi :

a. Arsip yg berbentuk lembaran : surat, ijazah, akte kelahiran, surat keputusan, witansi dan cek

b. Arsip yg tidak berbentuk lembaran : file, disket, pita perekaman kaset, video

2. Dari segi masalah, arsip dibagi menjadi :

a. Financial record : catatan yang berisi laporan keuangan, buku kas, cek, giro, kwitansi

b. Inventory record : catatan yang berhubungan dengan inventaris/barang milik kantor, jumlah barang, kondisi dan lokasi barang

c. Personal record : catatan yang berisi ttg kepegawaian, jumlah pegawai, DRH, DP3

d. Sales record : catatan ttg masalah perdagangan, jumlah persediaan, daftar penerimaan barang

e. Production record : catatan ttg masalah produksi, cattn ttg bahan baku, alat dan mesin yang digunakan dlm produksi

3. Dari segi pemiliknya, arsip dibagi menjadi :

a. Lembaga pemerintahan, arsip Nasiona RI dan arsip yang ada di tiap2 ibukota Daerah Tkt I

b. Instansi pemerintah / swasta, 1) arsip primer dan sekunder 2) arsip unit dan sentral

4. Dari segi sifatnya, arsip dibagi menjadi :

a. Arsip biasa : arsip yang semula punya kegunaan penting akhirnya menjadi usang dan tdk berguna jika informasinya sudah berlalu. Contoh : surat lamaran kerja, surat tagihan, nota

b. Arsip penting (esensil) : arsip yang ada hubungannya dg masa lalu dan masa yang akan datang. Misal : s. Kontrak, sewa gedung dan s. perjanjian

c. Arsip tdk penting : arsip yang nilai gunanya bersifat sementara, kadang2 saja diperlukan dan mudah diganti jika hilang. Misal : s. Dinas biasa, s. Undangan, dan formulir

d. Warkat sangat penting (vital) : arsip yang dapat dijadikan alat pengingat selamanya yang bernilai sejarah / ilmiah. Misal : naskah proklamasi, ijazah, hasil penelitian ilmiah

e. Arsip rahasia : arsip yang isinya hanya boleh diketahui oleh orang tertentu saja. Misal : strategi pemasaran, pemberhantian pegawai.

5. Dilihat dari segi fungsi, arsip dibagi menjadi :

a. Arsip dinamis, dibagi menjadi : arsip aktif, semi aktif, dan in aktif

b. Arsip statis

F. Nilai Guna Arsip (pada prinsipnya)

1. Nilai penerangan : memberikan keterangan kepada instansi pencipta arsip / pihak luar. Misal : surat edaran penerbitan buku baru

2. Nilai yuridis : sebagai bahan pembuktian dalam proses pengadilan. Misal : sertifikat tanah, surat kontrak, s.wasiat

3. Nilai historis : dapat menggambarkan keadaan/peristiwa masa lalu. Misal : risalah rapat, foto, film, arsip pribadi

4. Nilai ilmiah : memberikan sumbangan informasi dalam perkembangan bidang ilmu pengeahuan. Misal: hasil riset penelitian, ensiklopedi